Contoh Laporan Taklimat Penghapusan Dari Kira-Kira

UNIT PENGHAPUSAN DARI KIRA-KIRA 
CAWANGAN DAERAH BELAIT

JABATAN PENTADBIRAN DAN 
PERKHIDMATAN – PERKHIDMATAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

LAPORAN TAKLIMAT

1) NAMA PEGAWAI PENYAMPAI TAKLIMAT

 MA’ARUF BIN IRAHIM

 haji suhaili bin ahmad

2) NAMA TEMPAT           :      SEKOLAH RENDAH 
                                                    SUNGAI TERABAN.

                      

DAERAH                            :      BELAIT

TARIKH                              :      26 REJAB 1432 / 28 JUN 2011

HARI                                   :      SELASA

MASA                                  :      2.00 PTG HINGGA 4.45 PTG

TEMPAT TAKLIMAT         :      BILIK TAKLIMAT 
SEKOLAH RENDAH SUNGAI

TERABAN KUALA BELAIT

3) TUJUAN TAKLIMAT

i)     Untuk memberi kefahaman dan pendedahan secara lisan dan pratikal mengenai tatacara pengurusan buku-buku simpanan dan kawal selia harta benda kerajaan kepada pegawai-pegawai, ketua-ketua, dan pengawas-pengawas yang dipertanggungjawabkan.

ii)    Dengan adanya sesi taklimat berkenaan akan dapat memantapkan proses-proses tindakan yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan kemudian.

iii)   Melalui sesi taklimat berkenaan akan dapat membantu menyelesaikan permasalahan atau kemusykilan yang dihadapi.

iv)   Dimaklumkan juga adalah menjadi satu kemestian kepada pegawai-pegawai, ketua-ketua, dan pengawas-pengawas harta benda yang diamanahkan mengetahui bahawa adalah menjadi satu kesalahan tidak melaksanakan dan mengikuti tatacara sepertimana yang tercatat didalam peraturan kewangan tahun 1983. Mengenai hal-hal berikut:-

       FR 501 -Tanggungjawab Ketua Jabatan.

       FR 502 - Tanggungjawab Pegawai diamanahkan.

       FR 550 - Penerimaan barang-barang masuk dalam stor, lejar-lejar stor.

       FR 57   - Cop penerimaan barang.

       FR 551 - Indek untuk lejar.

       FR 552 - Rujukan-Rujukan hendaklah direkodkan.

       FR 553 - Menghargakan barang-barang stor.

       FR 554 - FR 556 - Barang-Barang stor dikembalikan.

       FR 575 - Tanggungjawab wakil-wakil tempatan.

       FR 576 - Tanggungjawab melindungi barang-barang stor.

       FR 577 - Pemeriksaan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

       FR 578 - Daftar pemeriksaan dan Lembaga Pemeriksa.

       FR 579 - Melapor barang-barang stor yang tidak berguna dan berlebihan.

       FR 596 - Menyerahkan barang-barang stor dan sebagainya.

      

4) AGENDA TAKLIMAT

i)     Bidang tugas Pegawai Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Kementerian Pendidikan.

ii)    Mengenai peraturan kewangan 1983.

iii)   Tatacara mengemaskini buku-buku simpanan lama kepada buku-buku simpanan baru.

iv)   Tatacara pengurusan buku-buku simpanan dan kawal selia harta benda kerajaan.

v)    Penjenisan harta benda kekal dan harta benda pakai habis.

vi)   Tatacara memohon penghapusan harta benda kerajaan dari kira-kira (sebelum, sedang, dan selepas memohon).

vii)  Mendangani tiga kes (kes meroboh bangunan, kes ceroboh masuk dan kes kebakaran).

5) MENGADAKAN SESI SOAL JAWAB

6) RASIONALNYA

Dengan adanya sesi taklimat berkenaan akan mempermudahkan lagi setiap pegawai, ketua, dan pengawas harta benda yang diamanahkan disetiap jabatan dan institusi lainnya di Kementerian Pendidikan di Daerah Belait untuk bergerak kepada penambah baik proses-proses mengemaskini, mengawal selia, menyusun atur, dan sebagainya seperti mana dikehendaki oleh peraturan kewangan 1983.

7) RUMUSAN TAKLIMAT

Diakhir sesi taklimat, pihak Unit Penghapusan Dari Kira-Kira membuat beberapa saranan kepada yang hadir supaya dapat mempertingkatkan usaha, dapat memanafaatkan hasil taklimat berkenaan dan seterusnya dibuat panduan bagi tindakan-tindakan susulan.  Diantara beberapa saranan dimaklumkan adalah:-

      i)      Disarankan kepada pengawas-pengawas atau pegawai-pegawai yang dilantik oleh ketua masing-masing akan sentiasa membuat pemantauan terhadap harta benda yang ada sama seperti mana jumlah tercatat dalam buku simpanan.

      ii)     Untuk kebaikan bersama disarankan setiap buku simpanan mestilah dibuat semakan setiap tiga bulan sekali mengikut peraturan kewangan FR 577.

      iii)    Disarankan juga supaya setiap buku simpanan mestilah dilengkapkan pengisian data-data diperlukan bagi setiap harta benda dengan betul dan tepat seperti mana juga tercatat pada penerimaan pada PO./IND./INV./DO./Minit./Memo. dan sebagainya.

      iv)    Bagi mana-mana harta benda yang berbentuk sumbangan, ehsan, belian pejabat, swasta atau sebagainya hendaklah dicatat dalam Buku simpanan Ehsan, dengan mencatat nama penyumbang atau syarikat, bentuk atau jenis, jumlah dan harganya. Serta maklumat yang relevan (berhubung kait).

      v)     Untuk memestikan keselamatan dan memudahkan pengauditan terhadap buku-buku simpanan adalah disarankan semua buku-buku simpanan hendaklah ditempatkan di bilik ketua (dalam peti besi keselamatan) setelah selesai tugas-tugas penyemakan dan mencatat penerimaan.

      vi)    Dalam memestikan pengurusan harta benda yang berkesan disarankan semua harta benda yang terlibat dalam proses pemohonan mendapatkan TIR, proses memohon penghapusan dari kira-kira dan proses menunggu kebenaran penghapusan hendaklah diberi lebal mengikut prosesnya.

      vii)    Dibuat saranan juga kepada pegawai / pengawas yang dipertanggungjawab menguruskan buku-buku simpanan dan mengawal selia harta benda supaya segera membuat pembetulan terhadap mana-mana catatan tidak lengkap dalam buku simpanan.

     

      viii)  Adalah disarankan juga untuk mana-mana harta benda kerajaan yang belum didaftarkan dalam buku simpanan (baru ditemui) supaya segera didaftarkan mengikut katergori / bahagian harta benda berkenaan bagi memudahkan harta benda tersebut dipohon penghapusan jika tidak lagi dapat dimanafaatkan.

      ix)     Diberi saranan juga supaya pihak-pihak berkenaan segera membuat permohonan penghapusan bagi mana-mana harta benda yang tidak dapat dimanafaatkan atau rosak.

     

      x)      Disarankan juga supaya setiap pegawai atau pengawas yang diamanahkan menguruskan kawal selia bilik-bilik penyimpanan akan sentiasa menambah baik pulih pengurusan kawal selianya.

      xi)    Disarankan juga supaya bagi buku-buku simpanan lama (tidak perlu disemak), fail-fail lama dan sebagainya hendaklah diikat, dikumpulkan,dilebal dan disimpan di tempat yang selamat sebelum permohonan penghapusan dibuat.

      xii)   Dimaklumkan juga bagi mana-mana harta benda yang berlebihan atau penggunaannya kurang, disarankan dibuat makluman dan diagih-agihkan ke tempat-tempat yang memerlukan.

      xiii)  Dimaklumkan juga supaya mana-mana Bendera Negara Brunei Darussalam yang rosak, diserahkan ke Pejabat Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Cawangan Daerah Belait, untuk dibuat permohonan penghapusan bersama dengan yang lain.

Dan memaklumkan kepada mana-mana Institusi, Jabatan, dan Sekolah-Sekolah jika mengalami kemusykilan dalam apa jua hal-hal pengurusan harta benda kerajaan sila berhubung terus ke Pejabat Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Cawangan Daerah Belait.

Alamat :-

Rumah Kediaman Brunei Shell 

KD 145, SPG 24-29

Jalan Maulana,

Kuala Belait

Daerah Belait

Telefon Pejabat:    3347423

                              3347424 (Fax)

Pihak  unit  tidak lupa mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak mereka yang hadir pada sesi taklimat berkenaan kerana sanggup meluangkan masa untuk sama-sama   melicinkan   lagi  pengurusan   harta  benda   kerajaan.  Bersama-sama   ini dilampirkan  sama  borang  kehadiran  perserta  dan  gambar-gambar  semasa sesi takilmat .

Disediakan  oleh                       

Ma’aruf  Bin  Irahim / Brahim  (WO1 KB)

Pegawai Pelajaran/Pegawai Penyelaras

Unit Penghapusan Dari Kira-Kira

Cawangan Daerah Belait.

HSA WO 2 KB