Contoh Laporan Lawatan

UNIT PENGHAPUSAN DARI KIRA-KIRA 
CAWANGAN DAERAH BELAIT

JABATAN PENTADBIRAN DAN 
PERKHIDMATAN – PERKHIDMATAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

LAPORAN LAWATAN

WO/KB/54/05

1 )  NAMA PEGAWAI

 MA’ARUF BIN IRAHIM

 hAJI SUHAILI BIN AHMAD

2 )  TEMPAT DILAWAT

NAMA TEMPAT  :     PUSAT KEGIATAN KOKURIKULUM RAMPAYOH

                                                            ULU BELAIT.

DAERAH                                     :     BELAIT

TARIKH                                       :     05 SEPTEMBER 20112M

HARI                                            :     RABU     MASA :           9.00 PAGI

3 )  TUJUAN LAWATAN :     MEMBUAT LAWATAN KERJA MENYEMAK,

MEMERIKSA DAN MENGEMASKINI BUKU-BUKU

SIMPANAN SERTA MENINJAU PENGURUSAN

KAWALSELIA HARTA BENDA KERAJAAN.

 Kehadiran lawatan hari ini telah dialu-alukan oleh Awang Joehan Bin Ummar Penjaga Bangunan Pusat Kegiatan Kokurikulum Rampayoh Ulu Belait, Daerah Belait.

A ) Mengenai Pengurusan Buku-Buku Simpanan.

•  Dalam siri lawatan kerja hari ini sebanyak 4 buah buku simpanan telah diserahkan untuk disemak dan diperiksa.

•  Hasil dari penyemakan dan pemeriksaan didapati 4 buah buku simpanan berkenaan telah dibuat penyemakan dan dikemas kini bagi tahun 2012 dengan baik dan kemas, di mana data-data diperlukan dalam buku simpanan telah dapat diisi dan diungkayah dengan teliti. Pihak unit mengucapkan tahniah dan syabas di atas usaha-usaha berkenaan.

•  Untuk memperkemaskan dan memperlengkapkan lagi pengurusan buku-buku simpanan sedia ada, disarankan supaya mana-mana  harta benda yang belum direkodkan dalam buku simpanan supaya didaftarkan atau dengan mengwujudkan buku simpanan baru.

B )  Mengenai pengurusan kawalselia harta-benda

•  Hasil daripada tinjauan dan pemantauan yang dibuat pentadbiran pusat  telah bertindak dengan baik terhadap pengurusan kawal selia harta bendanya. Ini berdasarkan kepada tindakan-tindakan mengemaskini dan menyusun atur setiap harta benda kepada lebih terurus, dan kemas dan mudah apabila diguna pakai.

•  Didapati juga tindakan-tindakan telah dibuat terhadap harta benda yang rosak atau tidak dapat dimanafaatkan lagi, sama ada yang dalam proses mendapatkan TIR, dalam proses permohonan penghapusan atau proses menunggu kebenaran penghapusan dari kira-kira telah dikumpulkan dan di tempatkan di tempat yang selamat dengan baik.

•  Dalam menambah dan mempertingkatkan keberkesanan terhadap tindakan pengurusan kawal selia harta benda sedia ada, usaha-usaha yang kreatif dan berkesan adalah diperlukan supaya dapat mengwujudkan suasana persekitaran yang lebih kemas, mudah dan menarik.

•  Bagi menambah baik dan mempertingkatkan keberkesanaan tindakan-tindakan terhadap sebahagian usaha dilakukan, beberapa aspek perlulah diambil maklum, misalnya membentuk / mengolah harta benda tersebut kepada suasana yang mudah bila mana digunapakai, mengwujudkan kekemasan yang terurus, menyusunatur harta benda mengikut bahagian / jenis, mengwujudkan tahap kebersihan yang terkawal, mempunyai kesesuaian pada suhu sekeliling dan sebagainya. Faktor-faktor demikian secara langsung dapat mengwujudkan suasana persekitaran pusat yang berkesan, ceria, dan indah dipandang.

•  Didapati tidak ada harta benda yang rosak tersimpan. Semua harta benda telah disimpan dan disusun atur dengan baik, kemas dan selamat.

C )  SARANAN

•  Bagi menambah baik dan mempertingkatkan usaha pengurusan buku-buku simpanan dan pengurusan kawal selia harta benda, mana-mana saranan atau pandangan yang telah dimaklumi atau dikemukakan akan dapat dimanafaatkan, digunapakai dan dibuat panduan bagi tindakan susulan.

• Adalah disarankan supaya pengawas-pengawas atau yang pegawai-pegawai dilantik akan sentiasa membuat pemantauan terhadap harta benda ada sama seperti mana jumlah tercatat dalam baki buku simpanan.

•  Buat kebaikkan bersama disarankan supaya setiap buku simpanan mestilah dibuat semakan setiap tiga bulan sekali mengikut peraturan kewangan FR 577.

•  Dibuat saranan juga supaya setiap buku simpanan mestilah dilengkapkan keperluan pengisian data-data diperlukan bagi setiap harta benda dengan betul sepertimana juga tercatat melalui jumlah diterima pada PO/Indent/Invoice/DO dan sebagainya.

• Dalam memastikan pengurusan dan pengawalan harta benda yang berkesan adalah disarankan supaya mana-mana harta benda yang berbentuk Sumbangan, Ehsan, belian pusat, swasta atau individu dan sebagainya hendaklah dibuat catatan dalam buku Simpanan Ehsan, dengan mencatat nama penyumbang atau syarikat, bentuk atau jenis dan jumlahnya. Ini kerana kelak akan memudahkan pihak-pihak tertentu membuat urusan dan penyemakan ( pengauditan ).

• Dalam memastikan keselamatan dan memudahkan pengauditan terhadap buku-buku simpanan adalah disarankan semua buku simpanan ditempatkan di bilik ketua (dalam peti besi keselamatan) setelah selesai tugas-tugas penyemakan dan mencatat penerimaannya.

• Dibuat saranan juga supaya semua harta benda yang terlibat dalam proses permohonan mendapatkan TIR, proses memohon penghapusan dari kira-kira dan proses menunggu kebenaran penghapusan hendaklah sentiasa terpelihara keselamatannya dan diberi label mengikut prosesnya

• Disarankan juga supaya setiap pegawai atau pengawas yang dilantik dibahagian tertentu akan kerap membuat pemeriksaan (setiap tiga bulan sekali) dan memaklumkan kepada ketua hasil dapatan pemeriksaan bagi memestikan kekurangan atau berlebihan keperluan dikhendaki untuk tindakan susulan.

•  Adalah disarankan juga untuk mana-mana harta benda kerajaan yang belum didaftarkan / direkodkan dalam buku simpanan supaya direkodkan mengikut kategori / bahagian harta-benda berkenaan bagi memudahkan harta benda tersebut dipohon penghapusan jika sudah tidak dapat dimanafaatkan lagi.

• Dibuat saranan juga supaya mana-mana harta benda yang rosak dan tidak dimanafaatkan lagi supaya segera dibuat permohonan penghapusan bagi mengelakkan masalah penyimpanan dan bilangan yang banyak.

Pihak unit tidak lupa mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak pusat di atas kerjasama yang dihulurkan dan masa yang diluangkan untuk sama-sama melicinkan lagi pengurusan harta benda kerajaan yang terdapat di pusat ini.

Lawatan berakhir jam :     10.50 pagi

Dicatat oleh               :     Ma’aruf Bin Irahim / Brahim (WO1 KB)

                                        Pegawai Pelajaran / Pegawai Penyelaras

                                        Unit Penghapusan Dari Kira-Kira 
                                        Cawangan Daerah Belait