Contoh Memo Laporan Penghapusan Harta Benda Kerajaan Dari Kira-Kira (Dari Pihak Sekolah)

MEMORANDUM

Daripada              : Guru Besar, Sekolah Rendah Sungai Tali Lumut II.

Kepada                 : Pegawai Penyelaras,

                               Unit Penghapusan Dari Kira-Kira 
                               Daerah Belait

  

 Tarikh:                  06 RABIULAKHIR 1436 

                                                                                                                                                                   

Rujukan Kami:      SRSTL/1436(20)                                                                                           

Per: LAPORAN PENGHAPUSAN HARTA BENDA KERAJAAN DARI KIRA-KIRA

Dengan hormatnya sukacita dihadapkan kepada pihak tuan bagi perkara yang tersebut di atas iaitu:-

Permohonan penghapusan:

peralatan/perkakas                        : Peralatan/Perkakas Sekolah

Berjumlah                                     : 7 Unit

Jumlah harga                                : $15,349.00

Tarikh permohonan                      : 20 Januari 2014

Telah dilelong melalui tawaran lelong secara tertutup (closed tender) Keb. Kem. Kewangan  KKW/ADM/KEM/5 bertarikh 20 Safar 1435 bersamaan 13 Disember 2014.  Pada 24 Januari 2015 (Tarikh Buka tawaran) dan yang telah Berjaya ialah Yang Mulia Daud bin Bujang, No. K/P 00-074709(k) beralamat Lot 3211, No 3350 Kg Ratan Labi Negara Brunei Darussalam.

Bersama ini disertakan gambar mereka/wakil yang telah Berjaya mendapat tawaran jualan secara tertutup (closed tender) dan gambar harta benda kerajaan yang telah dipohon penghapusan .

Sekian dihadapkan untuk makluman bagi pihak tuan.

Wassalam

‘GURU BERWAWASAN PENJANA MODAL INSAN’

__________________________________

(..................................................................)

Pegawai Pendidikan Tingkat Khas /Guru Besar

Sekolah Rendah Sungai Tali Lumut II

Contoh Laporan Taklimat Penghapusan Dari Kira-Kira

UNIT PENGHAPUSAN DARI KIRA-KIRA 
CAWANGAN DAERAH BELAIT

JABATAN PENTADBIRAN DAN 
PERKHIDMATAN – PERKHIDMATAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

LAPORAN TAKLIMAT

1) NAMA PEGAWAI PENYAMPAI TAKLIMAT

 MA’ARUF BIN IRAHIM

 haji suhaili bin ahmad

2) NAMA TEMPAT           :      SEKOLAH RENDAH 
                                                    SUNGAI TERABAN.

                      

DAERAH                            :      BELAIT

TARIKH                              :      26 REJAB 1432 / 28 JUN 2011

HARI                                   :      SELASA

MASA                                  :      2.00 PTG HINGGA 4.45 PTG

TEMPAT TAKLIMAT         :      BILIK TAKLIMAT 
SEKOLAH RENDAH SUNGAI

TERABAN KUALA BELAIT

3) TUJUAN TAKLIMAT

i)     Untuk memberi kefahaman dan pendedahan secara lisan dan pratikal mengenai tatacara pengurusan buku-buku simpanan dan kawal selia harta benda kerajaan kepada pegawai-pegawai, ketua-ketua, dan pengawas-pengawas yang dipertanggungjawabkan.

ii)    Dengan adanya sesi taklimat berkenaan akan dapat memantapkan proses-proses tindakan yang telah, sedang, dan akan dilaksanakan kemudian.

iii)   Melalui sesi taklimat berkenaan akan dapat membantu menyelesaikan permasalahan atau kemusykilan yang dihadapi.

iv)   Dimaklumkan juga adalah menjadi satu kemestian kepada pegawai-pegawai, ketua-ketua, dan pengawas-pengawas harta benda yang diamanahkan mengetahui bahawa adalah menjadi satu kesalahan tidak melaksanakan dan mengikuti tatacara sepertimana yang tercatat didalam peraturan kewangan tahun 1983. Mengenai hal-hal berikut:-

       FR 501 -Tanggungjawab Ketua Jabatan.

       FR 502 - Tanggungjawab Pegawai diamanahkan.

       FR 550 - Penerimaan barang-barang masuk dalam stor, lejar-lejar stor.

       FR 57   - Cop penerimaan barang.

       FR 551 - Indek untuk lejar.

       FR 552 - Rujukan-Rujukan hendaklah direkodkan.

       FR 553 - Menghargakan barang-barang stor.

       FR 554 - FR 556 - Barang-Barang stor dikembalikan.

       FR 575 - Tanggungjawab wakil-wakil tempatan.

       FR 576 - Tanggungjawab melindungi barang-barang stor.

       FR 577 - Pemeriksaan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

       FR 578 - Daftar pemeriksaan dan Lembaga Pemeriksa.

       FR 579 - Melapor barang-barang stor yang tidak berguna dan berlebihan.

       FR 596 - Menyerahkan barang-barang stor dan sebagainya.

      

4) AGENDA TAKLIMAT

i)     Bidang tugas Pegawai Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Kementerian Pendidikan.

ii)    Mengenai peraturan kewangan 1983.

iii)   Tatacara mengemaskini buku-buku simpanan lama kepada buku-buku simpanan baru.

iv)   Tatacara pengurusan buku-buku simpanan dan kawal selia harta benda kerajaan.

v)    Penjenisan harta benda kekal dan harta benda pakai habis.

vi)   Tatacara memohon penghapusan harta benda kerajaan dari kira-kira (sebelum, sedang, dan selepas memohon).

vii)  Mendangani tiga kes (kes meroboh bangunan, kes ceroboh masuk dan kes kebakaran).

5) MENGADAKAN SESI SOAL JAWAB

6) RASIONALNYA

Dengan adanya sesi taklimat berkenaan akan mempermudahkan lagi setiap pegawai, ketua, dan pengawas harta benda yang diamanahkan disetiap jabatan dan institusi lainnya di Kementerian Pendidikan di Daerah Belait untuk bergerak kepada penambah baik proses-proses mengemaskini, mengawal selia, menyusun atur, dan sebagainya seperti mana dikehendaki oleh peraturan kewangan 1983.

7) RUMUSAN TAKLIMAT

Diakhir sesi taklimat, pihak Unit Penghapusan Dari Kira-Kira membuat beberapa saranan kepada yang hadir supaya dapat mempertingkatkan usaha, dapat memanafaatkan hasil taklimat berkenaan dan seterusnya dibuat panduan bagi tindakan-tindakan susulan.  Diantara beberapa saranan dimaklumkan adalah:-

      i)      Disarankan kepada pengawas-pengawas atau pegawai-pegawai yang dilantik oleh ketua masing-masing akan sentiasa membuat pemantauan terhadap harta benda yang ada sama seperti mana jumlah tercatat dalam buku simpanan.

      ii)     Untuk kebaikan bersama disarankan setiap buku simpanan mestilah dibuat semakan setiap tiga bulan sekali mengikut peraturan kewangan FR 577.

      iii)    Disarankan juga supaya setiap buku simpanan mestilah dilengkapkan pengisian data-data diperlukan bagi setiap harta benda dengan betul dan tepat seperti mana juga tercatat pada penerimaan pada PO./IND./INV./DO./Minit./Memo. dan sebagainya.

      iv)    Bagi mana-mana harta benda yang berbentuk sumbangan, ehsan, belian pejabat, swasta atau sebagainya hendaklah dicatat dalam Buku simpanan Ehsan, dengan mencatat nama penyumbang atau syarikat, bentuk atau jenis, jumlah dan harganya. Serta maklumat yang relevan (berhubung kait).

      v)     Untuk memestikan keselamatan dan memudahkan pengauditan terhadap buku-buku simpanan adalah disarankan semua buku-buku simpanan hendaklah ditempatkan di bilik ketua (dalam peti besi keselamatan) setelah selesai tugas-tugas penyemakan dan mencatat penerimaan.

      vi)    Dalam memestikan pengurusan harta benda yang berkesan disarankan semua harta benda yang terlibat dalam proses pemohonan mendapatkan TIR, proses memohon penghapusan dari kira-kira dan proses menunggu kebenaran penghapusan hendaklah diberi lebal mengikut prosesnya.

      vii)    Dibuat saranan juga kepada pegawai / pengawas yang dipertanggungjawab menguruskan buku-buku simpanan dan mengawal selia harta benda supaya segera membuat pembetulan terhadap mana-mana catatan tidak lengkap dalam buku simpanan.

     

      viii)  Adalah disarankan juga untuk mana-mana harta benda kerajaan yang belum didaftarkan dalam buku simpanan (baru ditemui) supaya segera didaftarkan mengikut katergori / bahagian harta benda berkenaan bagi memudahkan harta benda tersebut dipohon penghapusan jika tidak lagi dapat dimanafaatkan.

      ix)     Diberi saranan juga supaya pihak-pihak berkenaan segera membuat permohonan penghapusan bagi mana-mana harta benda yang tidak dapat dimanafaatkan atau rosak.

     

      x)      Disarankan juga supaya setiap pegawai atau pengawas yang diamanahkan menguruskan kawal selia bilik-bilik penyimpanan akan sentiasa menambah baik pulih pengurusan kawal selianya.

      xi)    Disarankan juga supaya bagi buku-buku simpanan lama (tidak perlu disemak), fail-fail lama dan sebagainya hendaklah diikat, dikumpulkan,dilebal dan disimpan di tempat yang selamat sebelum permohonan penghapusan dibuat.

      xii)   Dimaklumkan juga bagi mana-mana harta benda yang berlebihan atau penggunaannya kurang, disarankan dibuat makluman dan diagih-agihkan ke tempat-tempat yang memerlukan.

      xiii)  Dimaklumkan juga supaya mana-mana Bendera Negara Brunei Darussalam yang rosak, diserahkan ke Pejabat Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Cawangan Daerah Belait, untuk dibuat permohonan penghapusan bersama dengan yang lain.

Dan memaklumkan kepada mana-mana Institusi, Jabatan, dan Sekolah-Sekolah jika mengalami kemusykilan dalam apa jua hal-hal pengurusan harta benda kerajaan sila berhubung terus ke Pejabat Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Cawangan Daerah Belait.

Alamat :-

Rumah Kediaman Brunei Shell 

KD 145, SPG 24-29

Jalan Maulana,

Kuala Belait

Daerah Belait

Telefon Pejabat:    3347423

                              3347424 (Fax)

Pihak  unit  tidak lupa mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak mereka yang hadir pada sesi taklimat berkenaan kerana sanggup meluangkan masa untuk sama-sama   melicinkan   lagi  pengurusan   harta  benda   kerajaan.  Bersama-sama   ini dilampirkan  sama  borang  kehadiran  perserta  dan  gambar-gambar  semasa sesi takilmat .

Disediakan  oleh                       

Ma’aruf  Bin  Irahim / Brahim  (WO1 KB)

Pegawai Pelajaran/Pegawai Penyelaras

Unit Penghapusan Dari Kira-Kira

Cawangan Daerah Belait.

HSA WO 2 KB

Contoh Laporan Lawatan

UNIT PENGHAPUSAN DARI KIRA-KIRA 
CAWANGAN DAERAH BELAIT

JABATAN PENTADBIRAN DAN 
PERKHIDMATAN – PERKHIDMATAN

KEMENTERIAN PENDIDIKAN

LAPORAN LAWATAN

WO/KB/54/05

1 )  NAMA PEGAWAI

 MA’ARUF BIN IRAHIM

 hAJI SUHAILI BIN AHMAD

2 )  TEMPAT DILAWAT

NAMA TEMPAT  :     PUSAT KEGIATAN KOKURIKULUM RAMPAYOH

                                                            ULU BELAIT.

DAERAH                                     :     BELAIT

TARIKH                                       :     05 SEPTEMBER 20112M

HARI                                            :     RABU     MASA :           9.00 PAGI

3 )  TUJUAN LAWATAN :     MEMBUAT LAWATAN KERJA MENYEMAK,

MEMERIKSA DAN MENGEMASKINI BUKU-BUKU

SIMPANAN SERTA MENINJAU PENGURUSAN

KAWALSELIA HARTA BENDA KERAJAAN.

 Kehadiran lawatan hari ini telah dialu-alukan oleh Awang Joehan Bin Ummar Penjaga Bangunan Pusat Kegiatan Kokurikulum Rampayoh Ulu Belait, Daerah Belait.

A ) Mengenai Pengurusan Buku-Buku Simpanan.

•  Dalam siri lawatan kerja hari ini sebanyak 4 buah buku simpanan telah diserahkan untuk disemak dan diperiksa.

•  Hasil dari penyemakan dan pemeriksaan didapati 4 buah buku simpanan berkenaan telah dibuat penyemakan dan dikemas kini bagi tahun 2012 dengan baik dan kemas, di mana data-data diperlukan dalam buku simpanan telah dapat diisi dan diungkayah dengan teliti. Pihak unit mengucapkan tahniah dan syabas di atas usaha-usaha berkenaan.

•  Untuk memperkemaskan dan memperlengkapkan lagi pengurusan buku-buku simpanan sedia ada, disarankan supaya mana-mana  harta benda yang belum direkodkan dalam buku simpanan supaya didaftarkan atau dengan mengwujudkan buku simpanan baru.

B )  Mengenai pengurusan kawalselia harta-benda

•  Hasil daripada tinjauan dan pemantauan yang dibuat pentadbiran pusat  telah bertindak dengan baik terhadap pengurusan kawal selia harta bendanya. Ini berdasarkan kepada tindakan-tindakan mengemaskini dan menyusun atur setiap harta benda kepada lebih terurus, dan kemas dan mudah apabila diguna pakai.

•  Didapati juga tindakan-tindakan telah dibuat terhadap harta benda yang rosak atau tidak dapat dimanafaatkan lagi, sama ada yang dalam proses mendapatkan TIR, dalam proses permohonan penghapusan atau proses menunggu kebenaran penghapusan dari kira-kira telah dikumpulkan dan di tempatkan di tempat yang selamat dengan baik.

•  Dalam menambah dan mempertingkatkan keberkesanan terhadap tindakan pengurusan kawal selia harta benda sedia ada, usaha-usaha yang kreatif dan berkesan adalah diperlukan supaya dapat mengwujudkan suasana persekitaran yang lebih kemas, mudah dan menarik.

•  Bagi menambah baik dan mempertingkatkan keberkesanaan tindakan-tindakan terhadap sebahagian usaha dilakukan, beberapa aspek perlulah diambil maklum, misalnya membentuk / mengolah harta benda tersebut kepada suasana yang mudah bila mana digunapakai, mengwujudkan kekemasan yang terurus, menyusunatur harta benda mengikut bahagian / jenis, mengwujudkan tahap kebersihan yang terkawal, mempunyai kesesuaian pada suhu sekeliling dan sebagainya. Faktor-faktor demikian secara langsung dapat mengwujudkan suasana persekitaran pusat yang berkesan, ceria, dan indah dipandang.

•  Didapati tidak ada harta benda yang rosak tersimpan. Semua harta benda telah disimpan dan disusun atur dengan baik, kemas dan selamat.

C )  SARANAN

•  Bagi menambah baik dan mempertingkatkan usaha pengurusan buku-buku simpanan dan pengurusan kawal selia harta benda, mana-mana saranan atau pandangan yang telah dimaklumi atau dikemukakan akan dapat dimanafaatkan, digunapakai dan dibuat panduan bagi tindakan susulan.

• Adalah disarankan supaya pengawas-pengawas atau yang pegawai-pegawai dilantik akan sentiasa membuat pemantauan terhadap harta benda ada sama seperti mana jumlah tercatat dalam baki buku simpanan.

•  Buat kebaikkan bersama disarankan supaya setiap buku simpanan mestilah dibuat semakan setiap tiga bulan sekali mengikut peraturan kewangan FR 577.

•  Dibuat saranan juga supaya setiap buku simpanan mestilah dilengkapkan keperluan pengisian data-data diperlukan bagi setiap harta benda dengan betul sepertimana juga tercatat melalui jumlah diterima pada PO/Indent/Invoice/DO dan sebagainya.

• Dalam memastikan pengurusan dan pengawalan harta benda yang berkesan adalah disarankan supaya mana-mana harta benda yang berbentuk Sumbangan, Ehsan, belian pusat, swasta atau individu dan sebagainya hendaklah dibuat catatan dalam buku Simpanan Ehsan, dengan mencatat nama penyumbang atau syarikat, bentuk atau jenis dan jumlahnya. Ini kerana kelak akan memudahkan pihak-pihak tertentu membuat urusan dan penyemakan ( pengauditan ).

• Dalam memastikan keselamatan dan memudahkan pengauditan terhadap buku-buku simpanan adalah disarankan semua buku simpanan ditempatkan di bilik ketua (dalam peti besi keselamatan) setelah selesai tugas-tugas penyemakan dan mencatat penerimaannya.

• Dibuat saranan juga supaya semua harta benda yang terlibat dalam proses permohonan mendapatkan TIR, proses memohon penghapusan dari kira-kira dan proses menunggu kebenaran penghapusan hendaklah sentiasa terpelihara keselamatannya dan diberi label mengikut prosesnya

• Disarankan juga supaya setiap pegawai atau pengawas yang dilantik dibahagian tertentu akan kerap membuat pemeriksaan (setiap tiga bulan sekali) dan memaklumkan kepada ketua hasil dapatan pemeriksaan bagi memestikan kekurangan atau berlebihan keperluan dikhendaki untuk tindakan susulan.

•  Adalah disarankan juga untuk mana-mana harta benda kerajaan yang belum didaftarkan / direkodkan dalam buku simpanan supaya direkodkan mengikut kategori / bahagian harta-benda berkenaan bagi memudahkan harta benda tersebut dipohon penghapusan jika sudah tidak dapat dimanafaatkan lagi.

• Dibuat saranan juga supaya mana-mana harta benda yang rosak dan tidak dimanafaatkan lagi supaya segera dibuat permohonan penghapusan bagi mengelakkan masalah penyimpanan dan bilangan yang banyak.

Pihak unit tidak lupa mengucapkan ribuan terima kasih kepada pihak pusat di atas kerjasama yang dihulurkan dan masa yang diluangkan untuk sama-sama melicinkan lagi pengurusan harta benda kerajaan yang terdapat di pusat ini.

Lawatan berakhir jam :     10.50 pagi

Dicatat oleh               :     Ma’aruf Bin Irahim / Brahim (WO1 KB)

                                        Pegawai Pelajaran / Pegawai Penyelaras

                                        Unit Penghapusan Dari Kira-Kira 
                                        Cawangan Daerah Belait