Bidang Tugas dan Tanggungjawab Secara Umum Pegawai-Pegawai Unit Penghapusan Dari Kira-Kira

BIDANG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SECARA UMUM PEGAWAI-PEGAWAI UNIT PENGHAPUSAN DARI KIRA-KIRA KEMENTERIAN PENDIDIKAN

1)   Memantau harta benda kerajaan yang terdapat di Jabatan-Jabatan kerajaan di bawah Kementerian Pendidikan, Institusi Pengajian-Pengajian Tinggi, Maktab-Maktab dan Sekolah-Sekolah di seluruh Negara yang di bawah kawalan Ketua Jabatan / Pengetua / Guru Besar masing-masing (FR501).

Ø Lawatan serta pemeriksaan tempat-tempat penyimpanan harta benda berkanaan secara berjadual atau secara mengejut.

Ø Pemeriksaan terhadap buku-buku simpanan (Stock Book) bagi harta benda yang terdapat di institusi tersebut serta memberi khidmat nasihat mengenai tatacara pengisian buku simpanan berkenaan.

Ø Memberi khidmat nasihat mengenai pengawasan, penyimpanan, dan penjagaan barang-barang stor berdasarkan FR 575, FR 576, dan FR 577.

Ø Memberi khidmat nasihat kepada Ketua-Ketua Jabatan bahawa mana-mana barang-barang yang sudah rosak, tidak jimat untuk diperbaiki hendaklah dipohon penghapusan seberapa segera.

2) Mengadakan taklimat atau bengkel ke Jabatan-Jabatan, Institusi-Institusi, Maktab-Maktab, dan Sekolah-Sekolah mengenai perkara berikut:-

Ø Sejarah ringkas penubuhan Unit Penghapusan Dari Kira-Kira.

Ø Peraturan kewangan yang ada hubungkait dengan   tatacara / peraturan penghapusan.

Ø Tatacara pengisian buku-buku simpanan bagi barang kekal, barang pakai habis dan jenisnya, pemindahan pengisian dari buku simpanan lama ke buku simpanan baru serta tatacara penolakan dalam buku simpanan bagi barang yang dikeluarkan sama ada dihapuskan, dibawa ke institusi lain atau pakai habis.

Ø Harta benda yang dibeli dengan wang kantin harta benda wakaf dan yang dibeli dengan wang yuran sekolah.

Ø Taklimat mengenai tatacara penyelesaian terhadap kes harta benda yang dicuri atau yang diceroboh masuk, dan harta benda yang telah terbakar.

Ø Tatacara proses permohonan untuk meroboh bangunan.

3)  Memproses borang-borang permohonan yang diterima daripada Jabatan-Jabatan, Institusi-Institusi, Maktab-Maktab, dan Sekolah-Sekolah di bawah kawalan Kementerian Pendidikan.  Antara perkara yang dititikberatkan ialah:-

Ø Borang permohonan hendaklah lengkap iaitu dengan mengisi semua ruang yang disediakan dengan bertaip / computer.

Ø Tanda tangan Ketua Jabatan / Unit / Maktab / Sekolah pemohon berserta dengan Cop Jabatan yang asal (original) serta tarikh permohonan mesti ada.

Ø Bagi barang-barang yang perlu Laporan Pemeriksaan Teknikal (TIR), borang hendaklah disertakan dengan LAPORAN PEMERIKSAN TEKNIKAL (TIR) yang asal (original) FR 304.

Ø Gambar berwarna bagi barang yang dipohonkan hendaklah disertakan bersama borang berkenaan.  Gambar-gambar tersebut hendaklah jelas, lengkap, dan menasabah.

Ø Alasan / sebab memohon penghapusan hendaklah jelas dan menasabah sebagai contoh jika rosak hendaklah dijelaskan patah, berkarat, bocor, koyak dan lain-lain.

4)  Membuat pembetulan atau mengembalikan borang permohonan berkenaan jika didapati tidak menepati iaitu dengan cara:-

Ø Pegawai-pegawai dari Unit Penghapusan akan datang  ke Institusi permohonan berkenaan bagi menunjuk cara pembetulan borang berkenaan serta memberi  khidmat nasihat mengenai cara pengisian borang yang betul.

5)  Mengendalikan mesyuarat Ahli Jawatankuasa Penyokong Penghapusan Dari Kira-Kira.  Dalam hal ini beberapa perkara yang perlu dilaksanakan iaitu:-

Ø Menyediakan kertas kerja bagi semua borang permohonan yang sudah lengkap (melalui proses penyemakan sebelumnya).

Ø Selesai mesyuarat, segala permohonan-permohonan yang disokong akan dihadapkan ke Lembaga Pemeriksaan Tetap Kementerian Kewangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran permohonan penghapusan.

6)  Mengandalikan proses penghapusan setelah mendapat kebenaran dari Kementerian Kewangan mengenai permohonan yang dihadapkan yang berujukkan KKW/Z/493/43.  Dalam hal ini beberapa perkara sebelum dan sesudah penghapusan / pelupusan yang perlu dilaksanakan iaitu:-

Ø Menyediakan jadual atau giliran penghapusan bagi Jabatan-Jabatan, Institusi-Institusi Pengajian Tinggi, Maktab-Maktab serta Sekolah-Sekolah yang mendapat kebenaran penghapusan berkenaan. Dalam jadual tersebut terdapat tarikh, hari dan jam pelupusan dibuat.

Ø Pegawai-Pegawai Unit Penghapusan serta Ahli Jawatankuasa penyokong penghapusan yang patut hadir dalam perlaksanaan penghapusan tersebut serentak di keempat-empat daerah.

Ø Membuat Pemberitahuan kepada institusi yang mendapat kebenaran bagi pelaksanaan penghapusan tersebut.

Ø Menyediakan jadual penghapusan untuk dihebahkan ke Jabatan Radio dan Televisyen Brunei atau ke dalam Poket Infomasi Radio, dan Warta Kerajaan (Pelita Brunei)

Ø Menyediakan borang lelong untuk pemborong.

7)  Pelaksanaan penghapusan tertakluk kepada kebenaran yang diberikan sama ada dilelong, dipecah-pecah, dikemek-kemek. digali tanah, dibakar, ditimbus, dan dibuang ke tempat pembuangan sampah, semua pelaksaanan tersebut dikawal oleh tatacara dan peraturan yang khusus sesuai dengan kehendak Ahli Jawatankuasa Lembaga Pemeriksaan Tetap.  Selesai proses penghapusan berkenaan, akuannya hendaklah dihadapkan ke Lembaga Pemeriksaan Tetap untuk ditandatangani dan bagi proses penelitian dengan menyertakan dokumen-dokumen berikut:-

Ø Surat akuan asal.

Ø Iklan melelong ke RTB/Pelita Brunei.

Ø Salinan I/C pembeli.

Ø Salinan surat kebenaran Kementerian Kewangan.

Ø Gambar berwarna semasa penghapusan dibuat.

Ø Kedatangan pegawai pengandali, Ahli Jawatankuasa Penyokong Penghapusan.  Pegawai daripada Lembaga Pemeriksaan Tetap, Pembeli / Pemborong dan Pengawas Institusi permohon berkenaan.

Ø Selesai diteliti dan ditandatangani oleh Ahli Jawatankuasa Lembaga Pemeriksaan Tetap dan diterima semua oleh Unit Penghapusan Dari Kira-Kira. Surat akuan berkenaan akan dihadapkan semula kepada Setiausaha Tetap Kementerian Kewangan (salinan asal) Juruaudit Agung (salinan), Jurukira Agung (Salinan), Pengerusi Lembaga Pemeriksaan Tetap Kementerian Kewangan (salinan).

8)  Pegawai-Pegawai dari Unit Penghapusan Dari Kira-Kira Kementerian Pendidikan akan sentiasa berhubung terus kepada Ahli Lembaga Pemeriksaan Tetap untuk mendapat maklumat-maklumat baru serta penyelesaian masaalah bagi sebarang perkara yang berbangkit berhubung dengan penghapusan harta benda kerajaan yang di bawah kawalan Kementerian Pendidikan.